Collega’s toevoegen en het wijzigingslogboek
Werk met uw hele bedrijf in één account: nodig collega’s uit met een eigen rol en volg wie welke bedrijfsgegevens heeft gewijzigd.
In deze handleiding
Waarom samenwerken in één bedrijf?
Alle stoffen, voorraad, locaties en het arbo-register horen bij uw bedrijf. Collega’s zien en bewerken dus dezelfde gegevens met een eigen persoonlijke inlog, zonder dat u een account hoeft te delen.
Elke wijziging aan bedrijfsgegevens wordt geregistreerd in het wijzigingslogboek, zodat u altijd kunt terugzien wie wat heeft aangepast.
In vijf stappen samenwerken met uw bedrijf
Nodig een collega uit
Ga naar Instellingen → Gebruikers en kies Collega uitnodigen. Vul het e-mailadres in en kies de rol, daarna verstuurt u de uitnodiging.
De collega ontvangt een e-mail, klikt op de link en kiest een persoonlijk wachtwoord. Daarna werkt die collega direct binnen uw bedrijf.
Bestaat er al een account met dat e-mailadres? Dan kan de uitnodiging niet worden verstuurd, omdat ieder persoon maar bij één bedrijf actief kan zijn. Kies dan een ander e-mailadres voor de uitnodiging.
Gebruikers openenKies de juiste rol
Elke collega krijgt een vaste rol:
- Eigenaar — beheert alles, inclusief het abonnement en het overdragen van het eigenaarschap.
- Beheerder — beheert gegevens, instellingen en collega’s, maar geen abonnement of eigenaarschap.
- Medewerker — beheert stoffen, voorraad, locaties en het arbo-register; geen instellingen of collega’s.
- Lezer — mag alleen bekijken en afdrukken; kan niets wijzigen.
Schermen en knoppen die bij een rol niet horen, worden verborgen of uitgeschakeld. Wat een collega niet mag doen, wordt ook aan de serverkant geweigerd.
Begrijp de plaatsen en lidmaatschappen
Een bedrijf heeft maximaal tien plaatsen. De eigenaar telt mee en elke geldige open uitnodiging reserveert ook een plaats, zolang de uitnodiging niet is aangenomen of ingetrokken.
Een actief lid kan inloggen en werken binnen het bedrijf. Een uitgeschakeld lid blijft in de historie zichtbaar — bijvoorbeeld in het logboek — maar kan niet meer inloggen op het bedrijf en neemt geen plaats meer in.
Het abonnement hoort bij het bedrijf
Er is één abonnement per bedrijf; alle leden delen hetzelfde pakket.
Alleen de eigenaar beheert het abonnement via Instellingen → Abonnement. Andere rollen zien het pakket maar kunnen geen wijziging starten.
Volg wijzigingen in het logboek
Open Instellingen → Wijzigingslogboek. Daar ziet u per regel de datum en tijd, wie de wijziging deed, welk onderdeel het betreft en welke velden met oude en nieuwe waarde zijn aangepast.
Filter op een periode, op de uitvoerder, op het onderdeel of op de handeling. Handelingen van het systeem zelf, zoals een betaalbevestiging, staan er als Systeem bij.
Het logboek is alleen lezen: wijzigingen kunnen niet worden aangepast of verwijderd en blijven bewaard zolang het bedrijf bestaat. Registratie begint vanaf de invoering van het logboek; oudere wijzigingen worden niet achteraf toegevoegd.
Het logboek is zichtbaar voor de eigenaar en beheerders van het bedrijf.
Wijzigingslogboek openenHoud rollen en toegang actueel
Pas de rol aan wanneer het werk van een collega verandert, en schakel het lidmaatschap uit wanneer iemand niet meer meewerkt. De uitgeschakelde collega blijft in het logboek herkenbaar.
Instellingen openen