VIB’s beheren en actueel houden
Zie welke veiligheidsinformatiebladen aandacht nodig hebben dankzij de automatische hercontrolebewaking. Voeg ontbrekende VIB’s toe, vraag een actuele versie op en leg de reactie van uw leverancier vast.
In deze handleiding
Zo beheert u uw VIB’s
Bekijk welke VIB’s aandacht nodig hebben
Op VIB-beheer en bewaking ziet u per stof het gekoppelde document en de bewakingsstatus. Zoek op stofnaam, CAS-nummer of leverancier, of filter op opslaglocatie.
Gebruik de filters bovenaan om gericht te werken:
| Filter | Wat doet u hiermee? |
|---|---|
| VIB ontbreekt | Bekijk bij welke stoffen nog een VIB moet worden toegevoegd. |
| Revisiedatum onbekend | Controleer de revisiedatum in het document en vul deze aan. |
| Hercontrole nodig | Controleer bij de leverancier of uw VIB nog de nieuwste versie is. |
| Actueel | Bekijk de VIB’s die volgens de geregistreerde gegevens actueel zijn. |
| Opgevraagd bij leverancier | Volg de aanvragen die u heeft verstuurd. |
De bewaking kijkt naar de laatste bevestiging van de leverancier of de revisiedatum van het document. Na drie jaar verschijnt het signaal Hercontrole aanbevolen, na vijf jaar Hercontrole met hoge prioriteit. Het signaal is geen wettelijke vervaldatum en het platform controleert niet automatisch of uw versie de nieuwste is; bevestig dit altijd bij uw leverancier.
Voeg een ontbrekend VIB toe
Kies VIB ontbreekt en klik bij de juiste stof op VIB uploaden. Upload op de VIB-pagina het PDF-bestand van uw leverancier.
Wacht tot de analyse is afgerond. Controleer daarna of het juiste document is gekoppeld en of de overgenomen productgegevens en revisiedatum kloppen.
Voeg het VIB toe aan de bestaande stof. U hoeft hiervoor geen nieuwe stof aan te maken.
Vraag een actuele versie op bij uw leverancier
Kies Hercontrole nodig en klik bij de betreffende stof op VIB opvragen.
Controleer het e-mailadres van de leverancier, uw antwoordadres (Reply-To), het onderwerp en de voorgestelde berichttekst. Pas deze zo nodig aan en klik op Verstuur e-mail.
Bij de stof verschijnt Aanvraag verzonden met de verzenddatum. Via Opgevraagd bij leverancier vindt u uw aanvragen terug.
De reactie en eventuele bijlagen van de leverancier komen in uw eigen mailbox binnen, op het opgegeven antwoordadres.
Verwerk de reactie van uw leverancier
Een nieuw VIB ontvangen? Open de VIB-pagina van de bestaande stof en upload daar de nieuwe versie. Controleer na de analyse het gekoppelde document, de revisiedatum en de overgenomen gegevens.
Bevestigt de leverancier dat de bestaande versie nog actueel is? Klik dan bij de stof op Bevestiging vastleggen en leg de leveranciersbevestiging vast. De status wordt bijgewerkt naar Actueel.
Leg een bevestiging pas vast nadat u deze van de leverancier heeft ontvangen. Het versturen van een aanvraag is nog geen bevestiging dat het VIB actueel is.
Exporteer uw register of VIB-bestanden
Klik rechtsboven op Exporteren en kies wat u nodig heeft:
| Export | Gebruik |
|---|---|
| VIB-register (PDF) | Een overzicht om te bewaren, delen of printen. |
| VIB-register (Excel) | Een overzicht om verder te verwerken in Excel. |
| VIB’s voor inspectie (ZIP) | De VIB-bestanden gebundeld in één download. |
Maak het VIB bereikbaar op de werkvloer
Via VIB-QR-kaart maakt u een kaart waarmee medewerkers het gekoppelde VIB kunnen openen door de QR-code te scannen.