Hoe importeer ik mijn bestaande stoffenlijst uit Excel?
Kort antwoord
U kunt uw bestaande lijst via Stoffen importeren inlezen en vóór het opslaan controleren. Open Mijn stoffen, kies Stof toevoegen en vervolgens Importeer via Excel, CSV of XML. De directe link hieronder opent dezelfde Excel-invoer. Ondersteunde bestanden zijn.xlsx,.xls,.csv en.xml, met een maximale bestandsgrootte van 5 MB.
Bestand voorbereiden
- Download bij voorkeur het actuele importsjabloon. Het programma herkent ook verschillende alternatieve kolomnamen, maar het sjabloon maakt de verwachte indeling duidelijk.
- Gebruik één rij per stof en opslaglocatie. Vul minimaal stofnaam, hoeveelheid, eenheid en locatie in.
- Hoeveelheid moet een positief getal zijn. Gebruik bijvoorbeeld 12.5 bij eenheid kg, met de hoeveelheid en eenheid in aparte kolommen.
- De overige sjabloonkolommen zijn un, cas, klasse, verpakkingsgroep en signal_word. Vul deze alleen in op basis van betrouwbare stofinformatie, zoals het actuele VIB. Een UN-nummer is niet voor iedere stof van toepassing; vul geen willekeurig nummer in om de controle te passeren.
- Verwijder de voorbeeldrij uit het sjabloon als deze niet bij uw eigen voorraad hoort. Bewaar uw oorspronkelijke bestand voordat u het aanpast.
Controle vóór opslaan
Controleer welke rijen u wilt opslaan en bevestig de import met de knop voor voorraaditems importeren. Het controlescherm slaat de stoffen en voorraad nog niet op; dat gebeurt pas bij bevestiging. Een overschrijding van de stoffenlimiet van uw abonnement kan de bevestiging blokkeren.
Bekijk daarna Mijn stoffen en Mijn voorraad en controleer locaties, hoeveelheden en koppelingen voordat u het journaal maakt.
- Na het kiezen of slepen van uw bestand verschijnt een controlescherm
- Groen: de rij is klaar om te importeren volgens de technische controles. Controleer zelf of de gevonden stofgegevens bij uw stof horen.
- Geel: de rij vraagt beoordeling, bijvoorbeeld omdat een ADR-koppeling ontbreekt of onzeker is. Bekijk de toelichting en kies bewust een passende koppeling, importeren zonder ADR-koppeling of overslaan. Geen koppeling betekent niet automatisch dat ADR niet van toepassing is.
- Rood: de rij bevat een fout en wordt niet opgeslagen. Verbeter de aangegeven gegevens in uw bestand en bied het gecorrigeerde bestand opnieuw aan.
Opnieuw importeren en afbakening
Deze import voegt voorraaditems toe en vervangt de bestaande voorraad niet automatisch. Een stof met dezelfde naam kan binnen uw account worden hergebruikt, maar elke opgeslagen importregel voegt een voorraaditem toe. Hetzelfde bestand opnieuw bevestigen kan daardoor voorraad dubbel tellen. Upload bij een vervolgimport alleen de nog niet opgeslagen rijen, of werk bestaande voorraaditems bij.
Deze uitleg gaat over Stoffen importeren met de kolommen stofnaam, hoeveelheid, eenheid en locatie. De aparte functie Voorraad importeren gebruikt een ander sjabloon; wissel die sjablonen niet uit.
Een geslaagde import of groene rij is geen inhoudelijke goedkeuring van de opslag en vervangt geen VIB-controle of risicobeoordeling.