Hoe moet het stoffenjournaal worden beheerd bij wisselende voorraden?
Kort antwoord
Houd een actueel stoffenjournaal bij dat meebeweegt met ontvangst, opslag, tijdelijke opslag en uitgifte. Leg controles en afwijkingen vast in een procedure en registreer mutaties direct. Let op: details hangen af van stof, hoeveelheid, verpakking en of het om werkvoorraad of (tijdelijke) opslag gaat.
Praktische consequentie
- Inventariseer per artikel: stofnaam, UN-nummer, proper shipping name/vervoersnaam, ADR-/transportklasse, CLP-classificatie, hoeveelheid, verpakking en opslaglocatie (regulier, werkvoorraad of tijdelijke opslag).
- Richt een mutatieproces in
- Inkomend: boek direct in op locatie, controleer etiketten en staat van verpakking en log eventuele afwijkingen.
- Intern verplaatsen/overslag: verwerk de locatiewijziging meteen in het journaal.
- Uitgaand/verbruik: boek direct af en leg resthoeveelheden vast.
- Leg in een procedure vast: hoe vaak je voorraadtellingen doet, wie autorisaties heeft, hoe je afwijkingen en incidenten registreert en opvolgt, en hoe je scheiding regelt tussen tijdelijke opslag en reguliere opslag.
- Werkvoorraad: motiveer per werkplek/proces waarom de aanwezige gevaarlijke stoffen noodzakelijk zijn en houd dit aantoonbaar bij in het journaal.
- Tijdelijke opslag: markeer het vak duidelijk en houd per zending bij wat wanneer is binnengekomen/uitgegaan en waar het staat; verplaats goederen voor intern gebruik tijdig naar de reguliere opslag.
- Zorg dat het journaal beschikbaar is voor toezicht en hulpdiensten (actueel overzicht van wat waar staat).
Toelichting
- Volgens PGS 15 worden verpakte gevaarlijke stoffen bij ontvangst en periodiek gecontroleerd; de uitvoering, frequentie en vooral de registratie van afwijkingen moeten in een procedure zijn vastgelegd. Dit vraagt om een actueel en aantoonbaar beheerd stoffenjournaal dat mutaties en bevindingen meteen vastlegt.
- Voor werkvoorraad schrijft PGS 15 voor dat alleen de voor de bedrijfsvoering noodzakelijke stoffen aanwezig zijn en dat je dit kunt aantonen; ook dat vereist een duidelijk, traceerbaar overzicht per werkplek/proces in je administratie.
- Bij tijdelijke opslag geeft PGS 15 aparte organisatorische maatregelen. Daarnaast moeten goederen die voor intern gebruik bestemd zijn tijdig naar de reguliere opslag worden gebracht; dit vraagt om journaalregels die binnenkomst, verblijf en doorplaatsing zichtbaar maken, zodat voorraad niet “blijft hangen” in tijdelijke opslag.
Scope-opmerking
Citaat
Citaat 1: “De wijze van uitvoering, waaronder de frequentie van controle … en registratie van afwijkingen, is vastgelegd in een procedure.” Bestand: PGS 15_2025 versie 1.1 (april 2026).pdf
Citaat 2: “Alleen voor de bedrijfsvoering noodzakelijke … worden aangemerkt als werkvoorraad. Degene die de activiteit verricht, maakt aannemelijk…” Bestand: PGS 15_2025 versie 1.1 (april 2026).pdf
Citaat 3: “Daarnaast zijn de maatregelen voor een reguliere opslagvoorziening ook van toepassing op de tijdelijke opslag.” Bestand: PGS 15_2025 versie 1.1 (april 2026).pdf