Hoe leg ik vast dat de leverancier heeft bevestigd dat mijn bestaande VIB nog actueel is?
Kort antwoord
Gebruik bij een openstaand leveranciersverzoek de actie “Bevestiging vastleggen” in VIB-beheer. Vul de notitie of referentie van de bevestiging in en kies “Bevestig actueel”. Het systeem legt een controledatum vast; de oorspronkelijke revisiedatum van het VIB blijft behouden.
Praktische stappen
- Controleer of de reactie echt gaat over de juiste stof en de versie die u nu als actief VIB gebruikt.
- Zoek de stof in VIB-beheer. Bij een openstaand verzoek staat “Bevestiging vastleggen” als actie of in het actiemenu.
- Vermeld bij “Notitie / referentie” bijvoorbeeld de datum en referentie van de e-mail. Bewaar de oorspronkelijke reactie in uw eigen dossier.
- Klik pas op “Bevestig actueel” als de leverancier de aanwezige versie daadwerkelijk heeft bevestigd. Een uitblijvende reactie is geen bevestiging.
- Heeft de leverancier juist een nieuw document gestuurd, upload en beoordeel dat document in plaats van de oude versie als actueel te bevestigen.
Belangrijke afbakening
Deze actie hoort bij de leveranciersverzoekenfunctie. Die functie vereist de daarvoor geschikte toegang tot VIB-beheer; zonder openstaand verzoek wordt de actie niet als bevestiging aangeboden. Het vastleggen van de reactie wijzigt geen documentinhoud en is geen onafhankelijke kwaliteitscontrole van het VIB.